はじめに

社内ポータルの解説と社内ポータルに投資するメリットについて紹介してきましたが、本記事ではデジタルトランスフォーメーション（DX）における社内ポータルの重要性について紹介します。

DXに関しては、【完全版】デジタルトランスフォーメーション（DX）とは？わかりやすく解説にてその定義やメリット、課題などを紹介していますので、そちらをご参考下さい。

デジタルトランスフォーメーション（DX）と社内ポータルの関係性

多くの企業は、組織内で何らかの社内ポータルソリューションを使用していますが、今日のビジネスを推進するデジタルイノベーションの一部として見過ごされがちです。ほとんどの企業の主要な通信ハブとして、社内ポータルは、DXの多くの部分を支援する最適なツールです。従業員に新しいデジタルスキルを身に付けるためのトレーニングサイトとして機能したり、DXに必要な文化的変化を伝えるためのチャネルになることもできます。さらに、社内ポータルは顧客中心という思考をサポートしているため、ユーザーに対するソリューションを強化できます。

例えば、Googleは 従業員のパフォーマンスを向上させる内部プログラムの管理に、社内ポータルを長い間使用しています[1]。社内ポータルを使用し、DXの一般的な問題点に対処することで、企業は、従業員や顧客などのユーザーに対し、より良いデジタルエクスペリエンスを提供することができます。

ここからは、DXにおける社内ポータルの3つの重要性を事例を交えて紹介します。

①カスタマージャーニーを繋げる

従来のビジネスモデルでは、各部署間での顧客情報の共有がしっかり行われていませんでした。しかし、社内ポータルにカスタマーコミュニケーションを組み込むことで、長年のコミュニケーションの障壁を打ち破り、各部署がカスタマーエクスペリエンスのすべての部分に責任を持つように奨励できます。

このような問題に対し、某IT企業では、社内ポータルを顧客との唯一の接点となるように設計しました。カスタマージャーニーがスムーズに次のステップに繋がるよう、従業員が全業務工程において、顧客中心に物事を考える必要がある、ということを明確にしています。また、同社の社内ポータルを、自動化されたサービスチャネルとして機能することで、従業員は古い慣行を終わらすことができました。

②M&Aの簡素化

デジタルシフトの一環として、多くの企業がM&Aを通じてビジネスを拡大しています。M&Aにより、必要なデジタルタレントを簡単に獲得することができますが、大企業は文化的な課題だけでなく、さまざまなビジネスプロセスとシステムをまとめるという複雑な技術的課題に直面するケースが多くなっています。

フィナンシャルサービスを提供するフランスの企業、3つの企業の合併により誕生した同社は、合併による移行をスムーズに行うため、社内ポータルにコミュニケーションツールおよびコラボレーションツールを設置しました。単一のコラボレーションポイントを作成することで、3つの企業は、新たな企業文化にスムーズに移行することができただけでなく、合併によって不均一だったITシステムが改善されるなど、新しいスタートをスムーズに切ることができました。

③社内ポータルからデジタルワークプレイスへ

より多くの作業プロセスがデジタル化されるにつれて、社内ポータルはデジタルワークプレイスとして知られるようになりました。デジタルワークプレイスは、一般的なビジネスプロセスを自動化し、コラボレーションを合理化、さらにリモートワーカーが活躍できるようにするなど、効率化を実現する環境のことです。誰もが、直感的なスマートフォンアプリの日常的な利用に慣れているように、職場にもこのようなユーザーフレンドリーのエクスペリエンスを提供することで、従業員の満足度を向上させ、優秀なデジタルスキルを持つ従業員の離職率を低下させることに繋がるでしょう。

従来の社内ポータルではありませんが、英国最大の地方自治体向けデジタルコラボレーションスペースであるKnowledge Hub は、メンバー同士が知識や情報を共有し、課題を解決することを支援しています。ユーザー基盤がテクノロジーに精通するにつれて、Knowledge Hubはモバイルサポートを組み込み、サイトのソーシャルエクスペリエンスを強化し、テクノロジーが仕事の効率を低下させないようにしました。あらゆるデジタルの流行に飛び乗るのではなく、手頃な価格で利用できるテクノロジーを活用して、従業員がより速く、よりスマートに働くことを可能にする技術を取り入れることが、デジタルワークプレイスの重要な点です。

従業員が変化に対応するには

社内ポータルソリューションをデジタル戦略の重要な要素にすることにより、企業はDXを実施する上で、従業員が変化に対応できるようサポートすることができます。生産的な変化管理は、新しい優先順位、会社の価値、またはビジネス上の問題に対する実験的なアプローチを、オープンかつ活発なコミュニケーションで行うことが重要です。社内ポータルを初めて導入する場合は、時間をかけて検証することで、従業員に真の企業価値を提供するウェブサイトを構築できるでしょう。

テクノロジーにより、使い慣れたビジネス手法は変化し続けており、その勢いは留まることをしりません。顧客中心主義のアプローチを取ることは、部署が優先順位を管理するための適切な考え方をもたらし、絶え間ない変化に対応するための基盤となります。重要な（そしてしばしば欠落している） 要素は、組織全体で効率よくコミュニケーションを取れる環境を作り上げることです。

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