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CMSはWebサイトの演出とコンテンツ部分を切り分けるため、コンテンツ作成者は、開発者の助けを借りずともWebサイトの管理が可能になります。
頻繁なコンテンツ更新や新規追加を必要Webサイトであれば、ハードコードされたページでも問題ありませんが、複数のユーザーが定期的にコンテンツを編集するような企業の場合、CMSは必要不可欠です。 CMSはただ使い方が簡単なだけではなく、サイト上のコンテンツ全てをアーカイブ化し、トラッキングおよび管理を可能にするツールを用いて、コンテンツの公開を迅速に行うこともできるのです。
ITアドバイザリ企業のガートナー社によると、CMSには最低限以下の機能が含まれている必要があると言われています:
優れたWebコンテンツとは、動的で、パーソナライズ化され、あらゆるチャネルを跨ぎながらも一貫性を保つものです。
今日のマーケットにおいて、企業ユーザたちは上記のような基本機能以上のものを期待しています。フォレスター社によるWebコンテンツ管理の定義によると、優れたWebコンテンツとは、動的で、パーソナライズ化され、あらゆるチャネルを跨ぎながらも一貫性を保つものであり、CMSであるならば上記レベルでコンテンツを管理、配信ができるツールと機能を備えている必要があるとされています。
エンタープライズ向けCMSが備えている機能とは、例えば以下のようなものがあります：
一口にCMSといっても広範で、その傘下にはさまざまな種類のソフトウェアが存在します。 これらのカテゴリ種類は、企業からの様々なニーズに応えるために生まれたものでしたが、長年機能拡張を続けてきた結果、それぞれの持つ機能の差異はほとんどなくなってきています。
以下はいくつかのソフトウェアカテゴリ用語の微妙な違いを、簡単にまとめたものです：
ポータルサイトと同様に、CMSとそのサブカテゴリの製品は、DXPへと変換されてきつつあります。企業によるコンテンツ管理のニーズはますます複雑化しており、新規のコンテンツタイプへの対応から、分析、オートメーション機能、他必要なバックエンドシステムとの統合導入などがその一部です。CMSから発展したDXP製品は、インテグレーションとパーソナライゼーション機能の追加によって、カスタマーエクスペリエンスにおける製品の強みを活かしています。
CMSは技術者以外のユーザーが対象と前述しましたが、依然、カスタム開発が必要な場合もあります。CMSは、ワンステップでインストールが完了する簡単なものから、複雑なカスタマイズソリューションによって、企業独特のビジネス要件合わせた、多様な種類のワークフローやインターフェイスの作成ができるものもあります。
例えば、中小企業の経営者がブログを始める時に、ニューヨークタイムズのシステムと同レベルの機能は必要ないでしょう。
全ての企業がCMSを選択する上で、検討すべき項目は次の通りです：
利用可能なCMSは星の数ほどあり、その多くはオープンソースで、無料で利用できるものでしょう。 多くの企業にとって適切なCMSとは、カスタマイズがどの程度必要で、エンドユーザーへ実際に提供できるまでどれくらい時間がかかるのか、のバランスによって決まるため、しっかりと要件を定める必要があります。
時代の変化と共に、多くのユーザーがモバイル利用を始め、オムニチャネルマーケティングの必要性が生まれた結果、新しい配信レイヤーを作成する必要が生じました。コンテンツのアップロードが複雑化したことから発生する課題を回避するために、現在ではヘッドレスソリューションが一般化しています。ヘッドレスソリューションについては、以下の記事を参照ください。
用語解説
カスタマーエクスペリエンス
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