はじめに

まずはじめに、ポータルとは『ポータル（ポータルサイト）とは？』で紹介してるように、さまざまなソースからの情報を単一のユーザインターフェイスに収集し、ユーザーにとって最も関連性の高い情報を表示するWebポータル（ポータルサイト）のことです。時代の進化とともに、単に情報を表示するだけのWebポータルではなく、優れたカスタマーエクスペリエンスの提供を支援する、ポータルプラットフォームとしても認識されるようになりました。

社内ポータルは「社内専用サイト」であり、従業員が他の従業員と連携できるように作られています。一方、社外ポータルは従業員が顧客、パートナー、ベンダーといった、外部関係者と連携するためのもので、2つとも上手く活用することで、「デジタルワークプレイス」の実現を可能にします。

本記事では、社内ポータルと社外ポータルを、事例を交えながらわかりやすく解説します。
※イントラネットポータルやエクストラネットポータルとも言われますが、本記事では社内ポータル、社外ポータルと表記します。

社内ポータル

社内ポータルは、従業員間のエンゲージメント、コラボレーション、生産性を向上させることにより、企業に利益をもたらすことができます。社内ポータルが適切に構築されていれば、ツールとして業務に役立つだけでなく、従業員が勤務中に使用するサイトやアプリケーション間を移動するプロセスも簡素化されます。

※「社内ポータルへ投資するメリットとは？」もご参照下さい。

社外向けポータル

一方社外ポータルでは、こうした社内ポータルの利点を、セキュリティを維持しつつ貴社のパートナーにも広げることができます。例えば、貴社がパートナー企業と共同プロジェクトを行う場合、パートナー企業は貴社の顧客データ等にアクセスする必要があります。社外ポータルを利用すれば、機密情報を社内にセキュアに保持しながら、外部関係者が社内ポータルのコラボレーション機能を活用できるため、業務の効率化も期待できます。

昨今、パートナーやベンダーなど多くの外部ネットワークを抱える企業はさまざまなニーズに対応する必要がありますが、適切に設計された社外ポータルがあれば、企業は各ユーザーにとって役に立つ、生産的なデジタルワークスペースを提供することができます。

しかしながら、開発リソースが限られている場合など、社外ポータルの構築や維持が難しい場合があります。この課題を乗り越える1つの方法として、社外ポータルを社内ポータルの拡張として構築する方法があります。これにより、対象ユーザー全員にとって重要なコンポーネントを再利用し、異なるサイト間で連携され一貫性のあるデータベースを維持。さらにサイトおよびユーザーに応じてアクセスを管理し、外部の第三者が機密情報にアクセスするリスクを減らすことができます。このことから、社外ポータルを社内ポータルのサブプロジェクトとしてみなすことができ、各サイトがユーザーのニーズに合わせたサービスを提供している場合でも、同じ標準や設計プロセスに準拠できます。また、これとは逆の社外ポータルをすでに構築しており、これから社内ポータルを構築する場合にも当てはまります。

事例のご紹介

社外ポータルは、社内ポータルが単独ではできない、非常に複雑な事業プロセスや組織構造の管理に適しています。例えば、フォルクスワーゲン・グループ・フランスは、5つのブランドサイトで30,000を超えるユーザーを管理し、日常業務を支える社内ポータルと社外ポータルの両方を、Liferay DXPで構築しました。社内ポータルが会議室の予約といった従業員特化型サービスを備えている一方、社外ポータルでは、同社のディーラーが日常業務に必要な企業ニュースや、その他の情報を受け取ることができます。また、社内ポータルとの統合により、全員が同じビジネス文書リポジトリにアクセスできるようになり、さらにアクセス管理も簡易化されました。

最適なポータルソリューション構築のために必要なものとは

社内ポータル、社外ポータルともに、構築するかどうかを決定する際に、「ユーザーにとって素晴らしい体験を与えるためのリソースを自社は持っているだろうか？」という問いへの答えを考えることが大切です。

企業は社内ポータルと社外ポータルがユーザーフレンドリーであることに加え、ユーザーに真の価値を提供するために、維持や改善を計画的・継続的に行う必要があります。つまり、フィードバックを求めたり修正や機能のリクエストをアップデートに組み込むといった作業を定期的に行わなければいけない、ということです。多くの費用・時間を費やすことになるため、期待通りの効果を発揮するように、ベンダー選びが重要となり、また必要に応じて信頼できるSIer（システムインテグレーター）の存在も重要な鍵となるでしょう。

ただ、社内ポータルまたは社外ポータルを構築する上で、ゴールがそれぞれ異なるという点を認識しておく必要があります。例えば、社内ポータルの場合、貴社の組織構造や企業文化に合うように設計し、いかに従業員の効率を上げること＝デジタルワークプレイスを実現することに重きを置きます。一方、社外ポータルでは、貴社が築き上げたパートナーや顧客との関係を常に念頭におき、各パートナーの組織構造や顧客の購買心理に合わせて設計する必要があります。全ユーザーが満足する社外ポータルを構築することができれば、満足度や売上が大きく向上し、長期的にはロイヤルパートナー、カスタマーを生み出すこともできるでしょう。

コストパフォーマンスに優れたLiferay DXP

弊社製品 Liferay DXP（デジタルエクスペリエンスプラットフォーム） は、社内の業務効率化を図るための社内ポータルや、顧客に優れたデジタル体験を提供するカスタマーポータルやパートナーポータルを構築することができます。

紙ベースの作業からデジタルワークプレイスへと社内ポータル変革を実現したラグジュアリーブランドのコーチ社や、散在する様々なアプリケーションを一つのプラットフォームにまとめ、カスタマージャーニーに合わせて最適なカスタマーサービスを提供するエアバス社など、世界有数の企業様に導入いただいています。

Liferay DXPで構築する各ソリューション詳細は、下記からご覧頂けます。
社内ポータル
カスタマーポータル
取引先向けポータル