社内ポータルとは？構築する目的とメリット、作り方や事例を解説

「書類やデータが見つからない」「社内でスムーズに情報共有したい」といった企業内の問題を解決するために、データや情報共有の場として活用できるのが、社内ポータルです。

社内で散乱しがちな業務マニュアルや申請書類などの資料は、必要なときに見つからないと、時間のロスにつながってしまうことも少なくありません。そんなとき、社内ポータルサイトがあれば、情報やデータを一元管理することができ、探す手間を省けて、業務効率化につながります。

そこで今回は、社内ポータルを構築する目的やメリット、作り方、実際に社内ポータルを導入した企業の事例まで詳しく解説します。
 

社内ポータルとは

社内ポータル（社内ポータルサイト）とは、企業や組織内の従業員だけがアクセスできる社内向けのウェブサイトです。社内ポータルにはいくつかの呼び方があり、一般的には下記のような別名が挙げられます。

• 全社ポータル
• 業務ポータル
• 企業ポータル
• 従業員ポータル

近年、リモートワークの普及により社内ポータルの必要性はますます高まっています。自宅や出張先などの社外からも社内情報にアクセスできるようになることで、利便性はもちろん、生産性の向上にもつなげることができます。

関連記事：ポータルサイトとは？種類や構築事例をわかりやすく解説

 

社外ポータルとの違い

社外ポータルとは、パートナー企業や外部関係者間で利用するポータルサイトです。

社外ポータルがあれば、社外の関係者を交えた共同プロジェクトにおいて、機密情報や資料を安全に共有することができます。ユーザーに応じてアクセス権限を管理できるため、安全性を担保しながら生産性の向上も期待できます。

社外ポータルの開発リソースが限られている場合でも、社内ポータルの拡張（サブプロジェクト）として構築・連携することが可能です。社内ポータルと同じ標準やデータベースを維持しながら、機密情報の漏洩リスクを軽減し、一貫性のある運用を実現できます。

 

イントラネットとの違い

イントラネット（英：Intranet）とは、企業や組織内の従業員だけがアクセスできる内部ネットワークを指します。

イントラネットと社内ポータルは混同されがちですが、似て非なるものです。

• イントラネット：社内のユーザーだけが利用できる通信基盤
• 社内ポータル：イントラネットによって構築された社内情報サイト

つまり、イントラネットという安全な通信基盤があって初めて、機密情報を共有できる社内ポータルサイトが利用できるという仕組みです。

 

グループウェアとの違い

グループウェアとは、企業や組織内でよく使用されるスケジュール管理やワークフロー申請、文章共有、チャットといった機能がそろったシステムのことです。具体的には、Google WorkspaceやMicrosoft 365などが挙げられます。

グループウェアと社内ポータルには、以下のような違いがあります。

• グループウェア：業務をスムーズに進めるための各種ツール
• 社内ポータル：さまざまな社内情報をまとめたポータルサイト

グループウェアが業務そのものの効率化を目的としたツールであるのに対して、社内ポータルは情報を集約したまとめサイトのような機能を持ちます。

社内ポータルを構築する目的とメリット

社内ポータルを導入する最大の目的は、社内に散らばった情報を一元化し、必要な情報を整理整頓することで組織全体のパフォーマンスを向上させることです。ここでは、社内ポータルを構築する3つの目的と、得られるメリットを解説します。

 

業務効率化と生産性の向上

「資料がどこにあるか分からない」「担当者が誰か分からない」といった社内情報の検索にかかる時間を短縮することも、目的の一つとして挙げられます。

情報の一元管理で探す時間を削減

社内の書類やデータがあちこちに点在していたり、業務の属人化によって情報が共有されていないといった課題を持つ組織は少なくありません。

社内ポータルを導入することで、散らばった資料や情報を一元管理することができます。
業務マニュアルや申請書類、資料、社内ニュースなどを社内ポータルに集約することで、必要な情報がすぐに見つかるだけでなく、古い書式や情報を使ってしまうというリスクの回避にもつながります。

手続きのデジタル化とペーパーレス化の推進

社内ポータルがあれば、ペーパーレス化を推進することができます。

たとえば、稟議書や押印申請、社内報の回覧などの決裁や承認プロセスを書面で行っているという組織もあるかもしれません。こういった紙ベースの手続きは、進捗状況が分かりづらいだけでなく、作業のために出社しなければならないため、リモートワークでは対応できないという課題があります。

社内ポータル上で申請書類や社内報などをデジタル化することによって、書類の管理・保管・廃棄といった一連の業務が削減できます。また、申請書類の回付では、「今どこで回付が止まっているか」といった進捗の可視化も可能になります。

従来、物理的に対応していた書類の回付・回覧の手間を省くことでタイムロスを解消し、担当者の負担軽減や業務効率化も期待できます。

マニュアル共有で業務の属人化防止

業務が属人化されていると、担当者の退職や異動に伴い、ノウハウや必要資料が失われてしまうリスクがあります。また、担当者不在の際には業務の停滞や品質の低下が起こり、業務のブラックボックス化による不正やミスの発覚が遅れてしまう可能性もあります。

社内ポータルを導入し、ポータル上に業務マニュアルやノウハウを共有することで、業務の属人化の防止や解消が期待できます。

すでに属人化してしまった場合でも、ポータルサイトで業務を可視化することで、引継ぎの際に個人の知見を共有でき、引継ぎにかかる時間やコストを削減することができます。

 

エンゲージメントの向上

社内ポータルの目的やメリットは業務効率化に留まりません。会社や組織に対する貢献意欲や帰属意識、社員同士の交流の活性化といったエンゲージメントの向上にも役立てることができます。

社内コミュニケーションの促進

社内ポータル上に社内SNSや社員インタビュー、他部署の活動などをシェアすることで、社員同士の交流が活発になり、社内の風通しが良くなります。

特に社内SNSでは、一方的に社内ニュースを載せるのではなく、「いいね」やコメント機能もあると、双方向のコミュニケーションを生み出す効果が期待できます。

企業理念やビジョンの浸透

社員が日常的にアクセスする社内ポータル上に、企業理念や経営方針、経営層からのメッセージを発信したり、他部署の取り組みを紹介したりすることで、社員に対して行動指針やビジョンを周知する効果があります。

特に、普段は業務で関わることのない経営層から従業員へ、社内ポータルを通じて経営ビジョンを共有すれば、会社全体にビジョンを浸透させることができるでしょう。

 

多様な働き方への対応

リモートワークやハイブリッドワークといった柔軟な働き方の普及により、従業員が働く場所や時間帯はますます多様化しています。社内ポータルを構築する目的の一つは、「いつ・どこにいても社内情報に安全にアクセスできる」環境を整えることにあります。

リモートワークやマルチデバイスに対応

自宅でのリモートワークをはじめ、出張中や外出先など、場所を問わず安全に社内情報にアクセスできることは、業務の停滞を防ぎ、生産性向上にも大きく役立ちます。

また、スマホやタブレット端末にも対応できれば、外出中や現場での作業中、会議中などさまざまな場面で社内情報や資料の閲覧が可能になります。

関連記事：デジタルトランスフォーメーション（DX）における社内ポータルの重要性

社内ポータルの主要機能・コンテンツ一覧

社内ポータルには、さまざまな機能を集約して搭載することができます。企業のニーズに合わせてカスタマイズすることも可能です。ここでは、社内ポータルサイトの主な機能をご紹介します。

機能	特徴
社内掲示板	全社へのアナウンスや部署ごとの業務連絡
社内wiki・社内FAQ	Wikipediaの社内版。社内ルールや業務ノウハウの共有、用語集、FAQ（よくある質問）
社内チャット	社内専用のチャットツール。音声通話やビデオ通話、ファイル共有なども可能
オンラインストレージ	クラウド上に書類や資料などのデータを安全に保存できるストレージ機能
社内検索機能	社内ポータル内の資料やデータを瞬時に検索できる検索機能
ワークフロー機能	各種申請書類や稟議書、承認手続きをオンラインで完結できる機能
スケジュール管理機能	社員の予定や会議室予約・社用車の空き状況を管理する機能

 

社内掲示板

社内掲示板は、全社員に向けて業務連絡や社内スケジュールをアナウンスする機能です。従来は社内に掲示されていたホワイトボードや黒板が、デジタル化して機能を引き継いだものと考えると分かりやすいでしょう。

社内掲示板の活用例：

• 業務連絡（健康診断・研修・提出書類など）
• 社内情報（人事異動など）
• 経営層からのメッセージ
• 緊急時の連絡

 

社内wiki・社内FAQ

社内wiki・社内FAQは、業務マニュアルや業務に関する知識を共有・蓄積する機能です。社内ポータル内で共有することによって、業務の属人化を防ぐとともに、業務に関する最新のナレッジやデータを共有できます。

社内wiki・社内FAQの活用例：

• 業務マニュアル
• 社内資料
• FAQ（よくある質問）
• 用語集

 

社内チャット

社内チャットは、従業員同士でのコミュニケーションを目的としたチャットツールです。

メールよりもリアルタイム性に優れており、グループチャットや音声通話、ビデオ会議にも活用できます。スレッドやチャネルを作成すれば、複数のプロジェクトが進行している場合にも情報をすっきりと管理することが可能です。

社内チャットの活用例：

• スレッドやチャネルを活用したグループチャット
• 外部ツールとの連携
• 音声通話
• ビデオ会議

 

オンラインストレージ

社内ポータル上にオンラインストレージがあれば、社内でのデータ共有や更新も簡単に行えます。共有したいファイルをメールで送ると、容量が大きくなり、手間もかかります。しかし、オンラインストレージがあれば、リンクを送るだけで簡単に共有が可能です。

オンラインストレージの機能の例：

• 書類や画像・動画データなどの共有
• 自動バックアップ機能
• 社外とのデータ共有に使用できる有効期限付きのリンク
• 複数人での同時編集機能

 

社内検索機能

社内ポータル内で必要な資料を探す際に便利なのが、社内検索機能です。
リモートワークの普及により従業員が扱うデータ量は各段に増えています。そのため、検索機能を充実させることで、時間のロスを削減し、生産性の向上につなげることができます。

社内検索機能の例：

• キーワード検索
• コンテンツタイプ別
• カテゴリ別
• タグ付け
• AI型検索

ワークフロー機能

ワークフロー機能は、各種申請書や決裁書類、承認手続きなどがオンライン上で電子化された機能です。従来、紙で行っていた申請書の印刷、捺印、ファイルでの保管といった作業がなくなり、ペーパーレス化を実現します。

ワークフロー機能の活用例：

• 各種申請書（経費精算、休暇申請、稟議書など）の承認作業

スケジュール管理機能

社員のスケジュールをはじめ、会議室予約や社用車の空き状況なども、社内ポータル上で一括管理することができます。スケジュール管理にはさまざまなツールやアプリがありますが、社内ポータルで一元化することによってより利便性が向上します。

スケジュール管理機能の活用例：

• 個人・部署のスケジュール管理
• 会議室の予約
• 社用車・設備の空き状況の確認

大企業向け社内ポータルを構築できるLiferay DXPの機能

社内ポータルと一口に言っても、搭載機能は会社や組織の規模やニーズ、構築プラットフォームによって異なります。

たとえば、Liferay（ライフレイ）では、大企業向けの社内ポータル構築プラットフォームのLiferay DXP（デジタルエクスペリエンスプラットフォーム）を提供しています。Liferay DXPの機能には、前述した社内ポータルの主要機能・コンテンツのほか、大企業向けに最適な以下の機能が備わっています。

機能	特徴
システム統合機能	SalesforceやGoogleドライブなどの既存外部アプリとの接続のほか、統合フレームワークによってほとんどの外部システムとシームレスに連携
ローコード開発	プログラミング知識なしでも、直感的なドラッグ&ドロップで画面設計を構築。フォーム作成や申請・承認ワークフローもノーコードで構成でき、必要に応じてカスタムコードで拡張も可能
パーソナライゼーション	部署・役職などユーザー属性を用いたパーソナライゼーションや、ユーザー行動に基づくコンテンツのパーソナライゼーションが可能
多言語CMS	グローバル企業に最適な、50以上の言語に対応した社内ポータルサイトの多言語・ローカライズ機能を搭載
ユーザー権限の設定	ユーザーごとに閲覧・更新・設定などの権限を詳細に設定し、セキュリティレベルを確保
AI機能	AI機能を搭載し、スピーディーにコンテンツ作成や翻訳を実現。AIを活用した顧客データ分析で、ユーザーへ関連商品を表示。AIを活用したインサイトで、チームの意思決定を促進

社内ポータルの作り方と費用目安

社内ポータルを作成するには、主に3つの方法があります。

導入目的や予算、ニーズに合わせて、適切な方法を選択しましょう。

構築方法	費用目安	特徴
CMS	高	専門知識がなくてもサイト作成が可能 低予算で構築可能
スクラッチ開発	低	ゼロから自社に合わせた設計で構築 開発コストが高額になりがち
社内ポータルサイト構築 ソリューション・サービス	サービスによって変動	社内ポータル専用のパッケージサービス 専門知識がなくても構築可能 ベンダーサポートあり

 

CMS

CMS（コンテンツ・マネジメント・システム）とは、ウェブサイトを作成・管理できるシステムです。

CMSの例としては、WordPress（ワードプレス）などが挙げられます。

CMSはサイト構築の専門知識がなくても作成できることや、無料～低予算で構築できることがメリットです。ただし、セキュリティ対策を自社で行う必要があるため、サイバー攻撃に対するリスク管理も欠かせません。

スクラッチ開発

スクラッチ開発とは、既存製品を使用せず、ゼロからシステムを構築することです。
自社のニーズに合わせたデザインや機能を自由に構築できるのが大きなメリットです。

自由度や拡張性が高い一方、導入コストが高額になりがちで、構築までに長期間を要することがデメリットと言えます。

社内ポータルサイト構築ソリューション・サービス

社内ポータルサイト構築ソリューション・サービスは、社内ポータル専用のパッケージサービスです。サイト構築のノウハウがなくても、社内ポータルに特化した機能を活用し、自社に合わせてカスタマイズできることがメリットです。

社内ポータルサイト構築ソリューション・サービスは有料の場合が多く、サービスによって月額プランや完全カスタマイズ料金までさまざまであるため、費用対効果をしっかり見極める必要があります。

大企業向けに社内ポータルサイト構築ソリューションを提供しているLiferayは、ポータルサイトに特化した70以上の標準機能を搭載しています。既存外部アプリとの接続や柔軟なカスタマイズが特徴で、アメリカのセキュリティ基準であるSOC2およびHIPAAコンプライアンス認証を取得しています。高度なセキュリティを保ちながら、従業員エクスペリエンスの向上が期待できます。

社内ポータルの構築手順

社内ポータルサイトを構築するには、丁寧な準備と適切な手順が欠かせません。ここでは、具体的な構築手順をご説明します。

 

1. 課題と目的の明確化とプロジェクトチームの編成

まず、「なぜ社内ポータルが必要なのか」という現状の課題と目的を明確にする必要があります。たとえば、下記のような課題・目的が挙げられます。

• 必要な資料が見つけにくい
• 社内連絡が埋もれてしまう
• 業務効率化を推進したい

また、社内ポータル構築プロジェクトチームの編成や、導入後の運用と管理を担う担当者の選定も必要です。

 

2. 要件定義と機能・コンテンツの選定

次に、社内ポータルに搭載すべき機能や掲載するコンテンツを選定します。たとえば、前述したように、以下の機能やコンテンツが挙げられます。

• 社内掲示板
• 社内wiki・FAQ
• 社内チャット
• オンラインストレージ
• 社内検索機能
• ワークフロー機能
• スケジュール管理機能

 

3. 作り方やツールの選定

社内ポータルには、ゼロから構築する方法や既存のパッケージ製品を使用する方法など、作成方法がいくつかあります。

予算はもちろん、保守運用や必要な機能、既存システムとの親和性、セキュリティレベルなど、自社のニーズに合ったツールを選定しましょう。

 

4. デザインの設計

社内ポータルを導入する課題や目的に沿ったデザインになるように、ユーザーである従業員が使いやすいUI・UX（ユーザーインターフェース・ユーザーエクスペリエンス）の視点を持ちながらデザインを設計します。

パソコン画面だけでなく、スマホやタブレット端末でも快適に閲覧・操作できるよう、レスポンシブ対応も欠かさず行うことが重要です。

 

5. システムの構築

デザイン設計を基に、選定したツールで社内ポータルを構築していきます。

たとえば、CMSのWordPressを使用する場合は、サーバーの構築やドメインの取得が必要です。そのうえで、WordPressをインストールしてテーマ（デザインテンプレート）を選定し、必要に応じてプラグインで拡張機能を追加していきます。

自社で社内ポータルを構築するリソースがない場合は、社内ポータルサイト構築ソリューション・サービスを活用すれば、ベンダーのサポートを受けながら構築することができます。

 

6. テスト運用とフィードバック収集・修正

本番運用の前には、必ずテスト運用を実施しましょう。

実際に社内ユーザーに使用してもらい、迷わず必要な情報にたどり着けるか、アクセス権が適切に付与されているか、不具合はないかなど、フィードバックを収集します。

そのうえで、必要に応じて修正作業を行います。

 

7. 全社公開とメンテナンス

社内テストが終了したら、全社へ公開します。

リリース後の初期の段階でオンライン説明会などを開催し、社内ポータルの利用を促進するのも有効です。また、会社の状況やニーズに合わせて見直しを行い、定期的なアップデートやメンテナンスを継続していくことも重要になってきます。

社内ポータルを導入する際の注意点

社内ポータルは企業や組織の重要な基盤となるものですが、導入に失敗してしまうケースもあります。ここでは、社内ポータルを導入するうえで、気を付けるべき注意点をご紹介します。

 

見にくい・使いにくいデザインにならないようにする

社内ポータルの構築で最も重要なのは、誰でも見やすく、使いやすいデザインに設計することです。

「UI（ユーザーインターフェース）が使いにくい」「どこに何があるのか分かりにくい」「情報が多すぎる」といった仕上がりだと、社内への浸透が進まなくなってしまいます。

ユーザーの目線に立って、誰でも迷わずに操作できることを念頭にデザインしましょう。
使用頻度の高いカテゴリや重要なコンテンツは目立つ場所に配置したり、読みやすい文字の大きさやフォントを選んだりすることも大切です。

関連記事：社内ポータルサイトの見やすいデザインは？参考事例3選を紹介

 

セキュリティ対策を行う

社内ポータルサイト内には、顧客情報や組織の機密情報が保存される場合があります。つまり、社内ポータルが不正アクセスに遭った場合の被害も大きくなることを意味します。

そのため、社内ポータルを構築する際には十分なセキュリティ対策を講じる必要があります。具体的には、以下のような対策が求められます。

• IPアドレス制限・VPN接続
• アクセス権限の管理
• アクセスログの取得・監視

運用体制と責任者を決めておく

日常業務で社内ポータルを最大限に活用するためには、適切な運用体制と責任者を決めておく必要があります。

運用体制としては、下記のような運用ルールを設けるのも効果的です。

• コンテンツごとに管理責任者を設定：カテゴリごとに担当部署や管理責任者・副責任者をアサインする
• 更新頻度をあらかじめ策定：月次・四半期など、定期的な更新ルールを策定する
• 意見窓口フォームを設置：ユーザーからの意見を収集し、適宜見直しを行う
• アクセス解析の実施：閲覧数やページ滞在時間、検索履歴を分析して改善を行う

社内ポータルは導入がゴールではありません。どうしたら社内利用率を上げられるか、更新作業を習慣化できるかを考えながら、運用していくことが不可欠です。

社内ポータルの構築事例

社内ポータルを構築しようか迷っている企業担当者様もいらっしゃるかもしれません。ここでは、Liferayで社内ポータルを構築した企業様の成功事例をご紹介します。

Liferayの社内ポータル導入事例集はこちらのページからダウンロードいただけます。ご興味のある方はぜひご覧ください。

住友商事株式会社

 

大手総合商社の住友商事株式会社様は、MicrosoftのSharePointを活用した社内ポータル「SC イントラネット Global One」を構築していました。しかし、次のような運用課題があり、Liferayでの再構築を検討していました。

<課題>

• カスタマイズ性が低く、使いづらい
• 海外拠点ごとに運用コストがかかる
• 社員ユーザーのエンゲージメントが低い
• 検索機能の精度が低い

Liferayで社内ポータルを再構築したことで、下記のような導入効果を達成しています。

<効果>

• ユーザーのマイページのカスタマイズ性が上がり、ユーザビリティが向上
• 東京にインフラを集約し、運用コストを削減
• 全ユーザーによる情報発信やQ&Aの場を設け、コメント機能を追加したことにより、社内交流が活発になり、エンゲージメントが向上
• 社内ポータル内の横断検索やタグを利用した検索が可能になり、検索における時間のロスが大幅に改善

住友商事株式会社の導入事例はこちらのページからダウンロードいただけます。

 

横河電機株式会社

国内最大手の計測・制御機器メーカーである横河電機株式会社様は、Liferay Portalで社内ポータルを構築しました。グローバル拠点でのナレッジ共有やコミュニケーションの活性化により、利便性の向上を実現しています。

<課題>

• グローバル拠点間のコミュニケーションおよびナレッジの共有不足
• 各国で管理されていたWindows認証基盤や社内システムの連携不足

<効果>

• Forum機能やブログ機能で拠点間のコミュニケーションが活発になり、ナレッジの共有が促進
• 各国で管理されていた認証基盤と連携し、Windowsとのシングルサインオンを実現
• 書類や共有データのアクセス・ダウンロード権限などの付与やログ分析機能によりセキュリティを強化

横河電機株式会社の導入事例はこちらのページからダウンロードいただけます。

アプティブ社

アメリカの自動車部品メガサプライヤーであるアプティブ社では、世界の工場に点在するサーバーに生産データが点在していることが課題でした。Liferayでグローバル社内ポータルを構築したことで、サーバーの統合に成功し、生産性の向上につなげることができました。

<課題>

• 世界中の74台のサーバーに生産データが分散
• 工場現地にあるサーバー内の生産データの検索・取得に膨大な時間がかかる
• 生産データの全体像把握に長時間かかる

<効果>

• 世界に点在するサーバーデータが一つに統合
• 製造効率の向上により、世界規模でコスト削減に成功
• 全デバイスからリアルタイムに生産データを取得
• 製品履歴や情報の検索時間が、数時間から数秒へと短縮

アプティブ社の導入事例はこちらのページからダウンロードいただけます。

Liferay DXPのポータルサイト構築ソリューション

社内ポータルを構築する際、情報共有のしやすさだけでなく、ユーザーに必要な情報を届ける仕組みや既存の社内システムとの親和性、将来的な拡張性も重視する必要があります。

Liferay DXPは、世界2,500社への導入実績がある大企業向け社内ポータルソリューションです。社内ポータル以外にも、サプライヤーとの受発注業務や在庫管理などのやり取りを一元化できるサプライヤーポータル、パーソナライズされた顧客体験やデータ分析、マーケティングの自動化などを提供するカスタマーポータルなどの構築も可能です。

Liferayでは従業員・サプライヤー・顧客など、それぞれのユーザーにパーソナライズされたデジタル体験をご提供します。複数のポータルサイトの統合や将来的な拡張を見据えてポータル基盤を整備したい企業様にとっては最適な選択肢と言えるでしょう。

まとめ

社内ポータルは、社内情報の共有や生産性の向上、従業員エンゲージメントの強化を実現する利便性の高いインフラです。自社の課題や予算、運用、将来的な拡張性なども考慮しながら構築・運用していくことで、効果を最大化することができます。

社内ポータルは導入してからが本当のスタートです。ユーザーの声を反映させながら、継続的にアップデートし、従業員が使いやすいポータルサイトを目指しましょう。