はじめに

職場での効果的なコミュニケーションの実現に苦労しない会社はほとんどありません。事実、経営者の86％が、職場で問題が起こる原因として、非効率的なコミュニケーションを挙げています[1]。小規模な会社の場合、社員を一つの部屋に集めれば、比較的簡単に全社に最新情報を伝えたりディスカッションすることができますが、これが複数の文化、地域、そしてタイムゾーンにまたがる大企業になると、コミュニケーションの課題を克服するために、多くの時間とリソースがかかります。

『ポータル（ポータルサイト）とは？』も併せてお読み下さい。

社内ポータルができること

社内ポータルは、企業が抱える課題に対し、高い費用対効果で対処できる強力なソリューションの1つです。たとえば、Liferay DXPにはすぐに使い始められるナレッジベース、フォーラム、ブログプラットフォームが付属しており、ユーザーを追加して各機能を有効にするだけでセットアップが完了します。 さらに、この仕組みはコラボレーションを念頭に作られているため、経営陣は組織の透明性とオープンなコミュニケーションを促進できます。

これらの仕組みは、グループウェアなど他のツールでも以前から存在し、実際のユーザーニーズを満たしながら、時間をかけて進化してきました。そのため、現在ご利用中のツールでも、同様のコミュニケーション機能があることにお気づきになるでしょう。貴社の社内ポータル上で、フォーラム、ブログ、ナレッジベースなどを設定する場合、これらを最初から作り直す必要はありません。エンタープライズに対応した、最新のプラットフォームを採用すれば、スクラッチから構築する場合では実現が難しい、洗練されたユーザーエクスペリエンスが得られ、社員も快適に利用することができます。

まず、企業が直面する3つのよくある課題と、社内ポータルでの解決方法をご紹介します。

課題①：トップダウンのコミュニケーションを改善したい

新製品やリソース、ポリシーなどの会社の重要な発表について、その情報を社内に行きわたらせることに苦労していませんか？社内ポータルにお知らせを投稿しても、誰も読まないという問題を抱えている場合、すぐに改善できる方法がいくつかあります。

ユーザーのエンゲージメントを追跡するためのアナリティクスを設定

社内ポータルのアナリティクスはコスト面から見過ごされてしまいがちですが、ビューやクリックスルー率などの基本的なページ指標を設定できれば、必要なお知らせが行き届かないという問題に対処できます。

社員にディスカッションの手段を提供

複数チームのメンバーがディスカッションに参加する場合、コメントや質問が最も優れた情報共有の手段になることがあります。コメントの有効化に加え、社内ポータル内でダイレクトメッセージやチャットができれば、直接会ったことのない同僚を検索して、容易に情報共有できるようになれば、効率化を期待できます。

コンテンツを受け取る相手を役割に基づいて設定

キュレーションを自動化すれば、各社員に関係のあるお知らせだけが届くようになり、それ以外の連絡は届かないようにできます。 Liferay DXPには、ナレッジベースの記事からブログ投稿まで、Liferay内のすべてのコンテンツをターゲット化できるアセットパブリッシャーというアプリケーションがあり、実際に多くの企業で活用されています。このほか、トピックごとにお知らせを整理し、自分が受け取りたいトピックの通知だけを受け取れるように社員が設定するオプションもあります。

課題②：部門間のコミュニケーションを促進したい

チーム間の会話がなく、イニシアチブの調整が難しくなっているケースが多くの企業で見受けられます[2]。こういったケースでは、意思決定がサイロ化され、マーケティング、製品ビジョン、または顧客サポートに一貫性がなくなっています。通常、部門間のコミュニケーションを改善するには組織文化を変える必要がありますが、社内ポータルを介してそのプロセスを促進できる方法がいくつかあります。

チームブログを奨励

知りたい情報があるのに、誰に聞けばいいか分からない場面はありませんか？部門間のコミュニケーションギャップが生じる場合、チームメンバーの1人が、チームの最新情報を定期的にブログに投稿していれば、他の社員は質問があるときに誰に聞くべきか分かるようになり、活発にコミュニケーションが取られることとなるでしょう。

企業フォーラムを設定

本来、掲示板やフォーラムは、カジュアル寄りの設計となっています。全社向けの通知のような投稿を用意するプレッシャーもないため、情報を必要とする人により速く、適切な情報を提供し、ディスカッションを促進します。

ユーザーエクスペリエンス（UX）改善のため専任のリソースを配置

社内ポータルを使わない社員がいるという問題も数多く見受けられますが、UXが良く、利用が簡単であれば、社内ポータルを使用する社員の数を増やせる可能性があります。そのため、専任のリソースを用意し、社内ポータルでの情報共有をできるだけ簡素化することが求められます。

課題③：社員から多くのフィードバックを聞きたい

会社を改善していくためには、経営陣は社員からリアルタイムにフィードバックをもうらことが大切です。いくつかのフィードバックはあっても、少数の限られた社員からのものであるか、十分に具体的ではないケースが多々見受けられます。フィードバックを促進することは、困難が伴うこともありますが、適切な仕組みを構築することで、社員の役割を明確にに大きく貢献できる可能性があります。

全社員または特定の社員に対してフィードバックを依頼

フォームを素早く作成し、社員に送信する多くのツールはいくつも存在します。Liferay DXPには、提出期限を付けて単発のフィードバックを求めることも、社員がフィードバックをいつでも出せるよう、テンプレートを作成することも可能です。

通常のワークフロー内に、フィードバック用スペースを設置

フォームやアンケートの持つひとつの課題は、社員が共有したい問題よりも、経営陣が知りたい問題に焦点を当てる傾向があることです。フィードバックプロセスをさまざまなタスクと統合すれば、社員からのフィードバックをリアルタイムでキャプチャーできます。たとえば、Liferay DXPにはナレッジベースの記事用の提案箱がありますが、ここに提案すれば、コンテンツの作成者がそのフィードバックを受け取れます。こうすることで、会社が社員のフィードバックに耳を傾け、それに対処していることを社員に伝えやすくなります。

コミュニケーション方法の改善は働き方改革へ繋がる？

社員は、社内情報の検索に、毎週25％程度の業務時間を費やしていると言われています[3]。貴社のブランド用にカスタマイズされ、ユーザーフレンドリーな最新の社内ポータルがあれば、ツールやシステムを一元管理し、複雑な企業内でもオープンかつ効果的にコミュニケーションを促進することができるため、働き方改革にもつながるでしょう。

まとめ

コミュニケーションの問題をすべて解決できるデジタルツールはありません。デジタルツールを使う場合でも、経営陣は、企業文化や個々のやり取りを通じてコミュニケーションを取る必要があります。 それらの例として、会議、四半期ごとのレビュー、年末調査、カジュアルなランチなど多くの機会がありますが、これらは社内ポータルを利用することでより一層強化することができます。 会社固有のニーズに合わせ、適切なバランスを持ったツールを実装できれば、コミュニケーションの問題をより迅速に解決し、社員の満足度と生産性を向上させることができるでしょう。

コストパフォーマンスに優れたLiferay DXP

弊社製品 Liferay DXP（デジタルエクスペリエンスプラットフォーム） は、社内の業務効率化を図るための社内ポータルや、顧客に優れたデジタル体験を提供するカスタマーポータルやパートナーポータルを構築することができます。

導入実績も豊富にあり、名古屋大学、米国海軍やNASAなど、多くの企業・組織の社内ポータル構築を支援しております。Liferay DXPで構築する社内ポータルはこちらから詳細をご覧下さい。

参照文献

[1] Fierce, “86 percent of employees cite lack of collaboration for workplace failures.” 
[2] Chron, "How Does a Lack of Communication Cause Conflict in the Workplace? "
[3] HRD, “Employees waste at least 'two hours a day' searching for what they need to work”