課題

• 会議資料や市場データがデータ化されておらず、探したい資料・データにたどり着けなかった
• コンテンツのアップロードに専門知識が必要なため、IT部門のリソースが必要かつ、本番環境・非本番環境の両方にアップロードする必要があり、管理者とユーザーに負担が生じていた
• 海外支社向けへの情報共有が統一されていなかった
• 自社、グループ会社、またサプライヤー向けの各種システムがバラバラに存在しており、ユーザーが一元的にアクセスできる情報共有基盤がなかった

導入効果

• 業務に必要な情報・資料を一元的に確認できるようになり、ユーザーの業務効率が向上
• コンテンツアップロードの手順が簡略化され、技術的な専門知識が不要になり、IT部門のリソースを削減
• ユーザーの興味・関心・業務に応じ、各ユーザーが情報を能動的に取得できるようになり、通知関連業務の効率化を実現
• SSOを実装し、各システムへのアクセス・ログイン時間が大幅短縮

Liferay導入背景

世界中に製造・販売拠点を持ち日本を代表する製造企業の1社である某企業では、旧調達情報共有ポータルを調達関連業務のコンテンツ保管場所として、国内の調達部門をはじめ複数部門で活用していました。しかしながら、探したい資料にたどり着けないなど、コンテンツの保管・共有に課題があり部門内外のユーザーの業務に滞りが生じていました。また、調達業務上の意思決定に重要な数値・指標がデータ化されておらず、インサイトも得づらい状況でした。

さらに日々生じるコンテンツの掲載作業にHTMLなどの専門的な知識が必要となっており、技術者のリソースが必要だったことや、アップロードプロセスも最適化されておらず、管理者側の負担も大きい状況でした。他にも、新規資料の通知や会議に必要な資料の共有もすべて管理者がメールで行っており、ポータルサイトの利便性向上が課題でした。また、社内業務だけでなく、サプライヤー向けのシステムが複数存在する中で、入り口として利用できるシステムがないことも課題となっていました。

同社の調達業務改革全般を担当し、実業務における業務実装の実現を通し業務品質の向上を図る業務改革推進部署では、旧調達情報共有ポータルを国内外のグループ会社で利用かつユーザーの利便性向上を目指し、同ポータルを刷新すると共に、サプライヤーポータルの新規構築も決定しました。

ポータル構築プロジェクトの開始にあたり、要件定義から製品選定、プロジェクトの進行までをライフレイグローバルパートナーであるIT企業の1社に依頼。ポータルベンダーの選定においては、ユーザーが使いやすい直感的なインターフェース、開発コスト・タイムパフォーマンスの良さ、疎結合アーキテクチャ、グローバル対応のサポートにおける4点を軸に比較し、さらにガートナー社のマジック・クアドラントの評価なども参考にした結果、Liferay DXPの導入を決定しました。

某大手製造企業 業務改革推進部署のご担当者様は「技術的知識が無くとも、全ユーザーが気軽に使えるUIを実現できるツールを探していたところ、IT企業からの提案で太鼓判を押されたことをきっかけに知ったLiferayならば、理想的なポータルの構築が実現できると確信しました」
と述べています。

調達情報共有ポータル

主にLiferayの標準機能を用いて構築した新ポータルは、コーポレート側からの調達関連業務に関する情報共有、コンテンツ管理、様々な調達関連業務システムの入り口という3つの役割を果たしています。同社の認証基盤と連携しSSOを実装したほか、調達部門で利用するデータ・コンテンツをすべて一元管理できるようになり、BIツールとも連携し、市場情報や分析データをポータル上で表示できるようになったため、情報のサイロ化が解消するなど、業務効率向上を実現しました。

コーポレート側のユーザーは、Liferayのブログや掲示板といった機能を活用し情報発信を行えるようになりました。また、購読機能を用いることで、全ユーザーは任意のトピックのお知らせやコンテンツ更新時に通知を受け取れるようになり、最新情報の取得を能動的に行えるようになったため、徹底した情報共有を実現できました。

他にも直感的なインターフェース、ワークフローや権限管理機能の活用により、非ITユーザーでもコンテンツをアップロードできるようになり、IT部門のリソース削減に大きく寄与しました。また、全ユーザーや調達ユーザーなどの属性でコンテンツに閲覧・編集等の権限を設定することで、コンテンツ管理やセキュリティを担保しています。また、マルチサイト・多言語機能を活用し、主要な調達拠点がある欧米、アジアの各拠点向けにもサイトを構築。日本を含めて計6サイトを用意し、グローバルへの情報共有の徹底に役立てています。

2018年より本格稼働している新ポータルは、コロナ禍の働き方にも柔軟に対応。以前は、100名以上が参加する本社会議では紙の資料配布が基本でしたが、在宅勤務におけるオンラインミーティングにシフト後は新ポータル上で資料共有を行うようになり、配布漏れや紛失等のリスクが減少しました。

今では2万5千ほどのコンテンツが蓄積されており、日々の業務に欠かせないツールになっている新ポータル。今後は、人事情報との統合やビジネスユニット側のユーザーへコンテンツ投稿権を付与するなど、さらなる業務効率とコラボレーションの向上を目指します。

サプライヤーポータル

Liferayをカスタマイズして新規構築したサプライヤーポータルでは、国内の取引先約5,000社が利用する各サプライヤー向けシステムへの入り口として機能しています。これまでは、ユーザーがシステムごとにアクセス情報を管理しログインする必要があったものの、シングルサインオン（SSO）を実装することで各システムへのアクセス・ログイン時間を短縮できました。

サプライヤーとの情報共有を強化することを目標に構築されたサプライヤーポータルは、現時点では入り口としての機能にとどまっていますが、今後は調達情報共有ポータルと同様、サプライヤーとの情報共有、コミュニケーション基盤として活用できるよう順次開発を進める予定です。