【2023年最新版】デジタルワークプレイスとは？わかりやすく解説
コロナの影響もあり、多くの企業がリモートワーク推進などの働き方改革やDX推進に取り組んでいます。本記事では、これらに取り組む上でおさえておきたいキーワード「デジタルワークプレイス」について解説します。
デジタルワークプレイスとは
「デジタルワークプレイス」とは、組織全体の業務プロセスやシステムのデジタルトランスフォーメーションを指します。これにより、離職率を下げ、競争力の高い労働力を維持し、従業員のエンゲージメントの向上を期待できます。
これまで、コラボレーションスイートや社内ポータルといったソリューションは、デジタルワークプレイスのニーズに合うよう大幅に改良されてきました。
しかし、確実に現代の従業員のニーズに対応するためには、一連のシステム統合が必要です。
デジタルワークプレイスへの歩み
社内ポータルの登場初期から、企業では、従業員間のコラボレーション、文書管理、コミュニケーションをデジタルツール（電子メール、共有文書レポジトリ、ビデオ会議など）に移行することの価値を認めてきました。
このような新しいテクノロジーにより、社内ポータルからデジタルワークプレイスへの移行が進められています。
しかしこの5年間で、DXの流行が成熟したと同時にパラダイムシフトが起きています。
社内ポータルは、元々は企業がデジタルアセットの管理や社内コミュニケーションをセキュアに行うための手段の1つでした。
社内ポータルのカスタム構築においては、優れたエクスペリエンスを提供し、他のシステムとの連携が可能なポータルプラットフォームが多く選ばれていました。
スマートフォンが当たり前の存在となり、ノートPCも手に入れやすくなった今、社内ポータルは、セキュリティを維持しつつ、従業員が会社以外の場所においてあらゆるデバイスでのリモートアクセスを可能にしました。
日々の生活でオンライン化が進んだことで、多くの企業が使用していた従来のツール（文書保存やコラボレーション用カスタムツール）よりも、SNSやコラボレーションスイートなどの手軽なデジタルツールが好まれるようになってきました。
その一方で社内ポータルも、これらの新しいツールとの統合が可能になったり、カスタムテーマ・機能等の再利用が可能になるなどの成長を続けてきました。
「EメールやWeb会議などが一般的なコンポーネントです。一方デジタルワークプレイスが単にこうしたコンポーネントの総称ではないのは、その組み合わせ方を従業員の観点から考えることを主眼としているからです。」
社内におけるポータルの役割が変化する中、『顧客起点の価値創出』のためのビジネスモデルの変革、デジタルトランスフォーメーション（DX）が登場しました。
顧客中心思考による飛躍的な組織効率の向上を実感したことで、従来のシステムやプロセスを従業員の観点から見直すことにつながり、社内に展開されました。
DX戦略が成熟するにつれて、Customer Obsession（顧客視点でのCX創造に取り組むこと）には、従業員エクスペリエンス（EX）の再定義が重要であると言われるようになりました。
デジタルワークプレイスとは
デジタルワークプレイス戦略では、従来の社内ポータルの要件と異なり、ビジネスバリューと従業員エクスペリエンスの観点からテクノロジーの要件を再検討します。
また、社内ポータルやポータルソフトウェアを含めることもできますが、「エンゲージメントの促進」と「働き方の変化」に対応する新しいテクノロジーと組み合わせる必要があります。特にデジタルワークプレイスでは、以下をサポートできるものとします。
- 従業員が自宅や出張先でも、オフィスにいる時と同じように生産性を保てるリモートワークツール
- 仮想化作業ツール、従業員のソーシャルネットワーク、コアビジネスアプリケーションをシームレスにつなぐ高度なユーザーエクスペリエンス
- オンラインとオフラインのコラボレーションを同期させる一元的なコミュニケーションツール（Eメール、インスタントメッセージ、企業のソーシャルメディアツールなど）
- バックグラウンドでデータの収集・分析を行い、プロセス改善の機会を引き出すBIツール
デジタルワークプレイスでは、離職率を低下させるとされている業務効率、コミュニケーション、エンゲージメントの向上が目標とされる傾向があります。
デジタル社会において、企業が従業員に求めるスキルが変化し、このスキルを持った人材の採用・離職防止がますます重要となっている中、デジタルワークプレイスの構築はますます重要になっています。
デジタルワークプレイス戦略による企業文化の変革
DX推進の上で、企業文化の変革が大きな壁となるケースがよくあります。しかし、デジタルワークプレイスの導入は、企業文化の変革の大きな手助けとなるでしょう。
新たな人材の獲得
現在、米国では、従業員に占めるミレニアル世代の割合が大きくなっています。ミレニアル世代は、雇用者のエンゲージメントや価値観の一致に期待を寄せており、X世代やベビーブーム世代が会社に求める期待と大きく異なっています。
またGallup社の調査によると、ミレニアル世代の離職により、米国経済は、およそ年間305億ドルの損失を被っています。
デジタルワークプレイス戦略において、DX推進に重要なデジタルスキルを持つ人材を獲得するには、「ミレニアル世代が仕事のやりがいをどのように評価しているのか」また、「長く会社に留まってもらうには何が必要なのか」を理解しなければなりません。
従業員の再育成
デジタルスキルを持つ人材を採用する以外にも、新しいテクノロジーに対応できるよう、既存の従業員に新しいスキルを身に着けてもらう必要があります。
AIや自動化によって一部の仕事が代替されるようになると、従来それを担ってきた従業員が新しい枠組みで適切に仕事ができるよう、企業は導かなくてはなりません。
デジタルワークプレイスでは、学習管理システム（LMS）を取り入れることで、従業員に学習の場を提供し、どれだけ早く新しいスキルや知識を得られるのかを測定することができます。
「従業員と企業文化は、企業の業績の中核を成すものであり、これにより成功にも失敗にもつながります。つまり、従業員がデジタルワークプレイスを利用して、どのように、どの程度までつながり、コミュニケーション、コラボレーションを行うかは、最終的には企業文化によって決まるのです。」
DXに必要なデジタルワークプレイス
変化のペースは衰える気配がなく、デジタルワークプレイスの戦略的重要性は高まるばかりです。DXが新たなビジネスモデルを生み出し続ける中、企業は従業員が新しいテクノロジーやトレンドをスムーズに活用できるような職場環境を整備していく必要があります。
企業に根付く顧客中心思考に基づいたカスタマーエクスペリエンスの構想は、従業員エクスペリエンスの最適化に流用できます。これにより、従業員ペルソナの開発、問題点の洗い出し、ステークホルダーの顧客主導への移行などが行えます。
リモートワークの概念が浸透し、新しい働き方が受け入れられるつつある今、現在の従業員の期待に合わせて、新しい基準の制定やシステムの統合が期待されます。
デジタルワークプレイス構築の基盤となる社内ポータル
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