社内ポータルで使えるパーソナライゼーション機能６選

近年、デジタルの活用が一般的になる中で、職場におけるパーソナライズされたエクスペリエンスの提供は、従業員にとって極めて重要です。大手調査企業ガートナーによれば、「ITリーダーたちが社内ポータル改善に取り組む際、失敗の最大の理由である『従業員の無関心』を強く意識している。社内ポータルが従業員のニーズを満たすように設計されていないため、それらを積極的に利用していない」という現状があります。従業員の課題を解決できるなら、イントラネット利用者は自然に増加することでしょう。

たとえば、社内ポータルのパーソナライズ化により、社内コミュニケーションに具体的な利点が生じ、重要な情報が組織構造の複雑さに関係なく、正確に従業員へ届くようになります。適切なパーソナライズにより、効率的に業務を進め、モチベーションと自信が向上することで、企業全体の生産性も向上すると期待されます。

社内ポータル導入の際には、プラットフォーム型ソリューションと社内ポータル専用ソリューションの選択が問題となります。後者は、仕様と機能が決まったパッケージとして販売されており、多岐にわたるビジネスで即座に利用できます。ポイントソリューションはサービス開始までの時間を短縮しますが、プラットフォーム型ソリューションは大規模または複雑な組織において、高い柔軟性と拡張性を提供します。デジタルエクスペリエンスプラットフォーム（DXP）は、従業員、取引先、パートナー、顧客に至るまで、パーソナライズされたオムニチャネルエクスペリエンスを提供するアーキテクチャを備えています。

Liferay DXPは、あらゆるチームにとって、最適なエクスペリエンスを実現するために、パーソナライズツールの組み合わせを提供しています。その中から、６つの機能を紹介します。

Liferay DXPでは、複数の種類のユーザーが、単一のURLにアクセスした際、独自のページビューや、お知らせ、ブログ投稿、またはロールや組織に基づいたあらゆる種類のコンテンツを閲覧することができます。こうした権限は、ダッシュボードから、特定のウィジェットまで、非常に細かいレベルで設定することができます。この機能をつかうことで、大規模なチームや、非常に多くの部門を持つ大企業は、従業員にとってパーソナライズされたエクスペリエンスをより効率的に作り出すことができます。

例えば、部署や役職、もしくはプロジェクトベースで異なるロールのユーザーに、それぞれ異なる通知を送ることや、コンテンツを表示させることが可能です。

この動的アプリケーションを使うと、プロファイル属性や閲覧したページなどの動的ユーザーセグメントに基づいて、カスタムキャンペーンを作成できます。たとえば、オーディエンスターゲティングを使用して、フランチャイズ店舗の所在地に基づいて、地域ごとに適したコンテンツを配信することができます。従業員が社内ポータルにログインすると、彼らは、彼らの職場に関連する昇進の情報や新製品の情報を知ることができます。まったく別店舗にまつわるコンテンツによって、混乱することもありません。

Liferay DXPでは、オーディエンスターゲティングは簡単です。ユーザーセグメントを利用して、パーソナライズされたコンテンツと通知を配信します。

カスタムオーディエンスターゲティングの結果として、新しい採用担当者のみが右側に関連する通知を表示します。

社内ポータルでよくある課題は、情報を簡単に見つけられないことです。いかなる情報も保存することは重要ですが、情報が多すぎると、従業員が実際に必要なコンテンツを見つけずらくなってしまいます。サイト管理者は、表示が必要なコンテンツ種類に応じて、従業員へアクセス権を付与できます。コンテンツリポジトリを簡素化し、社内ポータルUIを合理化することで、従業員は自身の仕事に関連するコンテンツをより明確に把握できます。

Liferay DXPに含まれている非常にきめ細かい権限を活用してください。たとえば、ブログを作成、表示、編集できるユーザーを制御します。

Liferay DXPには、サイト階層が組み込まれているため、部署やチーム、さらには個人でも、パブリックページとプライベートページを使って自分のサイトを作成することができます。アクセスを制御するために、管理者を各子サイトへ割り当てることもできます。これによって各チームは、他のチームに不要な情報を流すことなく、現在のプロジェクトの進捗や結果を確認できます。

Liferay DXPでは、ユーザーがサイトの階層を編集したり、子サイトを追加したり、これらのサイトのメンバーを管理したりできます。

各ユーザーは、業務で毎日使用しているアプリケーションを基にカスタマイズしたダッシュボードを持つことができます。ドラッグアンドドロップで、本当に自分のニーズに合うよう、ダッシュボードを簡単に最適化できます。

ユーザーは、見たいアプリケーションやコンテンツに基づいて自分のダッシュボードをカスタマイズできます。

従業員は、購読の登録したトピックに基づいて、どの通知を受け取るかを制御することができます。Eメールや社内ポータル経由のプッシュ通知など、どんなチャネルでもかまいません。ダイレクトな通知は、情報把握の時間を節約することができ、仕事を効率的にこなすために重要な情報に気づきやすくしてくれます。通知は、購読または非購読（オプトアウト）できるようになっており、従業員自身が、自分に最適な社内ポータルエクスペリエンスを調整することができるのです。

ユーザーはどのトピックの通知を、どのように受け取るかを選択できます。

パーソナライゼーションの設定は、多くのリソースを費やす可能性があるため、社内ポータルの生産性と効率を向上させる可能性に対して、常に考慮する必要があります。パーソナライゼーションは、会社の目的や要望によって異なります。はじめに、社内ポータル管理者は、達成したい目標と結果を定義する必要があります。従業員の生産性を高めたいのか？あるいはもっとコラボレーションを生み出したいのか？その後、雇用主は実際のユーザー＝従業員から、どのような機能があると嬉しいか、ニーズをヒアリングし、情報収集する必要があります。従業員が実際に望んでいる特定の体験こそ、パーソナライズするのが合理的です。既存の社内ポータルは、どの部分で従業員の要望に応えられてないか、特定するのも手です。以上のような進め方は、パーソナライズされたデジタルワークプレイスを構築するにあたって、良い出発点となります。

日常業務を最適化し、社内ポータルとのエンゲージメントを強化させるのか、あるいは、チームの目標に合わせてパーソナライズし、チームコラボレーションを向上させるか。いずれにせよ、これらカスタマイズされたエクスペリエンスを提供することで社内ポータルの採用が促進されます。

  ※本記事は英語記事”Leveraging Liferay DXP for Personalization in Intranets”を翻訳したものです。